ANS publica novas regras para o funcionamento do processo administrativo eletrônico

​Em cumprimento ao Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que determinou o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo da Administração Pública Federal, e como resultado da Consulta Pública nº 75, de 7 de junho de 2019, a Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) publicou a Resolução Normativa nº 464, de 29 de dezembro de 2020 (RN ANS 464/20), a qual primordialmente dispõe sobre o funcionamento do processo administrativo eletrônico no âmbito da ANS e com enfoque nas interações com os usuários externos. Confira abaixo os principais pontos regulados por esta norma.

Classificação por nível de acesso

Nos termos do artigo 2º, inciso VI da RN ANS 464/20, o termo nível de acesso é definido como a forma de controle de acesso a processos e documentos no sistema de processo administrativo eletrônico, quanto à informação neles contida, conforme classificação a seguir.

• Público – irrestrito e visível a todos os usuários, internos e externos. A consulta a processos e a documentos com nível de acesso público ocorrerá diretamente na página de consulta processual disponível no site da ANS.
• Restrito – acesso limitado aos usuários internos das unidades em que o processo esteja aberto ou por onde tramitou e aos usuários externos cadastrados e com permissão de acesso integral ou parcial ao processo. A consulta a processos e a documentos com nível de acesso restrito ocorrerá por meio de requerimento de vista e cópia e observada a legislação sobre acesso à informação.
• Sigiloso – limitado aos usuários internos e credenciados da ANS, nos termos do artigo 4º da RN ANS 464/20. As unidades que precisarem criar determinado processo com o nível de acesso sigiloso devem formular solicitação justificada à unidade gestora do sistema de processo administrativo eletrônico na ANS, dentro das seguintes hipóteses exaustivas de informações sensíveis:
  • Informações pessoais relativas à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem das pessoas; ou
  • Procedimentos correcionais que ainda não estejam concluídos.

Independentemente da atribuição do nível de acesso ao processo, destaca-se que cada documento também deve ter seu nível de acesso atribuído segundo seu conteúdo. Ainda, após recebidos os documentos de usuários externos, os servidores responsáveis por analisá-los podem reclassificar os respectivos níveis de acesso inicialmente sugeridos.

Documentos no processo eletrônico e considerações sobre o sistema

Nos termos da RN ANS 464/20, os documentos digitais são divididos em dois grupos:

• Documentos nato-digitais – documentos produzidos originariamente em meio eletrônico, os quais se juntados aos processos eletrônicos serão considerados originais para todos os efeitos legais.
• Documentos digitalizados – representantes digitais do processo de digitalização do documento físico e seus metadados. Eles terão valor do documento físico original, conquanto observados os requisitos para a digitalização definidos na legislação. A apresentação dos originais dos documentos digitalizados será necessária somente quando a regulamentação ou a lei expressamente o exigir ou se requerido pela ANS nos termos do parágrafo 5º, do artigo 6º, da RN ANS 464/20. Ainda, a assinatura eletrônica de advogado legitimado para atuar no processo confere integridade e autenticidade ao documento digitalizado.

Conforme disposto na RN ANS 464/20, o sistema de processo administrativo eletrônico estará disponível ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão de manutenção programada (sempre informadas com antecedência de 5 dias úteis no site da ANS) ou por motivo técnico. A indisponibilidade será considerada por motivo técnico quando uma das hipóteses do parágrafo 3º, do artigo 9º, for verificada. Se o sistema da ANS se tornar indisponível por motivo técnico no último dia de prazo, este será automaticamente prorrogado por mais um dia útil subsequente ao da solução do problema, no horário oficial de Brasília.

Ainda cabe mencionar que o documento protocolado no sistema de processo administrativo eletrônico apenas será admitido mediante o uso de assinatura eletrônica, que nos termos do inciso V, do artigo 2º, da RN ANS 464/20 poderá ser:

• Baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto à Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira (ICP-Brasil); ou
• Por autenticação e autorização em sistema de processo administrativo eletrônica, mediante login e senha de acesso do usuário.

Cadastro de usuário externo e comunicação eletrônica

O cadastro como usuário externo é obrigatório para:

• O representante legal de pessoas jurídicas reguladas pela ANS;
• Diretores técnicos, diretores fiscais e liquidantes extrajudiciais designados pela ANS; e
• Fornecedores que tenham ou pretendam ter contrato de fornecimento de bens ou serviços com a ANS, ressalvados os casos em que a ANS figure como usuária de serviço público.

A utilização do processo administrativo eletrônico torna necessário o cadastro do usuário externo, que deve ser realizado em até 90 dias a partir da publicação da RN ANS 464/20. Isto é, o cadastro habilita o usuário externo a:

• Protocolar documentos eletronicamente;
• Acompanhar os processos em que peticionar ou aos quais lhe tenha sido concedido acesso;
• Receber comunicação eletrônica quanto a atos processuais ou para apresentação de informações ou documento complementares; e
• Assinar contratos, convênios, termos, acordos ou outros instrumentos congêneres celebrados com a ANS.

O envio de documentos destinados aos usuários externos cadastrados, ou de pessoa jurídica por eles representada, será feito por meio eletrônico e considerado pessoal para todos os efeitos legais. Será gerado registro eletrônico com a data da disponibilização do documento no sistema da ANS e com a data de sua consulta pela operadora. Caso o usuário externo não realize a consulta do documento no prazo de 5 dias, a comunicação será considerada realizada na data do término desse prazo.

Em relação ao requerimento de reunião com a ANS, quando do preenchimento do respectivo formulário, o usuário externo deverá indicar a opção pela realização de reunião presencial ou com uso do sistema de videoconferência.

Vigência da RN ANS 464/20

A RN ANS 464/20 entrará em vigor 90 dias após sua publicação (ou seja, final de março de 2021), com exceção das seguintes disposições, as quais valem desde a publicação da norma no dia 29 de dezembro de 2020:

• A utilização do processo administrativo eletrônico torna necessário o cadastro do usuário externo devendo ser realizado em até 90 dias a partir da publicação da RN ANS 464/20.
• A ANS admitirá a recepção de documentos protocolados em suas unidades administrativas originados de postagem ou que seguirem as regras de uso do aplicativo Programa de Transmissão de Arquivos até a entrada em vigor da RN ANS 464/20.

Vale mencionar que, a partir de sua vigência, a RN ANS 464/20 revoga (entre outras normas) integralmente a Resolução Normativa nº 411, de 6 de junho de 2016, a qual regulamenta a comunicação eletrônica no âmbito da ANS.

Ademais, por meio da Resolução Normativa nº 466, de 25 de março de 2021, foi prorrogado por 180 dias (ou seja, fim de setembro de 2021) o início do funcionamento da ferramenta de consulta processual disponível no sitio institucional da ANS na Internet, para consulta a processos e documentos com nível de acesso público.

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