Como gerenciar a retomada de atividades no ambiente físico de trabalho

Com o anúncio de planos para retomada de atividades não essenciais por Estados e municípios, os especialistas do Mattos Filho prepararam um guia contendo os principais aspectos que precisam ser avaliados por gestores para um retorno seguro ao ambiente físico de trabalho, sob as óticas regulatória, sanitária, trabalhista, de proteção de dados e compliance. Confira:

Questões regulatórias

As regras podem variar por estado e as empresas podem estar sujeitas à regulamentação setorial. São elas:

• Contratar um epidemiologista ou outro especialista capaz de assessorar em um plano de mitigação de riscos, com a assistência do médico da empresa;
• Monitorar as atualizações nas regulamentações sobre restrições de acesso, locomoção e abertura de estabelecimentos, fábricas e negócios.

Questões sanitárias

• Comunicação aos empregados sobre os procedimentos e benefícios com a implementação de medidas não farmacológicas, como testes diagnósticos, uso de máscaras etc.;
• Definição de metodologia de teste diagnóstico a ser oferecido aos empregados;
• Regras sobre notificação compulsória para casos de Covid-19 às autoridades sanitárias e confidencialidade dos dados de saúde dos empregados;
• Monitoramento de empregados potencialmente expostos ao vírus e implementação de políticas diferenciadas para grupos considerados com maior risco de contaminação;
• Oferecimento de assistência remota aos empregados e seus dependentes através de serviços de telessaúde e telemedicina.

Questões trabalhistas

• Manter os empregados que pertencem ao grupo de risco em trabalho remoto, além de oferecer condições especiais aos grupos vulneráveis;
• Estabelecer um protocolo para exames e testes de empregados e terceiros;
• Reorganizar o ambiente de trabalho e fornecer materiais de higiene e EPI’s;
• Treinar os empregados para questões de saúde e segurança do trabalho no contexto de Covid-19;
• Verificar a pertinência de negociar medidas preventivas com o sindicato;
• Comunicar os empregados a respeito do plano de mitigação de riscos.

Questões previdenciárias

• Manter acervo documental de todas as políticas e
  ações que forem implementadas para redução dos
  riscos de contaminação pela Covid-19;

Questões de proteção de dados

• Não utilizar os dados de saúde coletados no contexto da pandemia da Covid-19 para finalidades diversas que não as previstas em Lei;
• Elaborar relatório de impacto à proteção de dados pessoais;
• Disponibilizar informações claras e completas sobre práticas e procedimentos;
• Limitar o processamento de dados ao mínimo necessário e ter procedimentos de exclusão após
• a pandemia;
• Monitorar os empregados potenciais ou confirmados de Covid-19, mantendo os dados pseudonimizados;
• Certificar-se de que o uso de ferramentas de geolocalização e rastreamento de dispositivos de empregados observa as normas trabalhistas e de proteção de dados pessoais.

Questões de compliance

• Comunicar melhores práticas e políticas para evitar contaminação no ambiente de trabalho;
• Evitar treinamentos presenciais de compliance, optando por plataformas “e-learning”;
• Estar atento aos canais de denúncia e reportes de ações em razão de práticas indevidas decorrentes do trabalho remoto;
• Adaptar os processos e procedimentos de controle e investigação interna que exigem interação presencial e proximidade física, como entrevistas.

Questões imobiliárias

• Na reorganização do ambiente de trabalho, atentar para as normas do Código de Obras do Município e as regras do Condomínio;
• Confirmar no contrato de locação eventual necessidade de aprovação prévia do locador para a realização de reformas/benfeitorias para dimensionar o espaço em atendimento aos protocolos de distanciamento, caso necessárias;
• Observar as regras do Condomínio aplicáveis ao ingresso de pessoas, dentre outras normas de convivência que sofreram alterações no contexto da pandemia;
• Respeitar as regras de ocupação máxima, dentre outras regras, sob pena de sofrer sanções administrativas da Prefeitura, conforme aplicável.

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