Como se tornar uma advocacia de alta performance tecnológica

O segmento jurídico vem se transformando rapidamente. Do ponto de vista tecnológico, ainda se ressente de uma maior oferta de produtos prontos para atender nossas especificidades e necessidades. Mas a tecnologia, quando bem aplicada, se provou uma grande aliada para os negócios e, principalmente, para atravessar períodos de adversidades como o que estamos vivendo.

No caso do Mattos Filho, realizamos investimentos constantes em novas tecnologias e contamos com uma equipe altamente capacitada, que desenvolve as melhores e mais adequadas soluções para o nosso escritório de advocacia. Investimentos e capacitação, isto é, a imersão dos profissionais na cultura de tecnologia do escritório, nos proporcionam um diferencial competitivo notável no segmento da tecnologia jurídica.

Há sete anos, nossa área de Tecnologia definiu como principais objetivos melhorar a experiência dos nossos clientes e a rotina de nossos advogados, além de trazer mais segurança aos dados e informações de nossos clientes por meio do uso da tecnologia no Direito.

Hoje em dia, vemos a tecnologia bem consolidada, e duas premissas foram fundamentais para atender a esse objetivo: colocamos nossos advogados no papel de protagonistas e realizamos essa evolução sempre amparada nas novas tendências tecnológicas apresentadas no mercado.

Com base em minha experiência nesse período, penso em algumas questões importantes para o desenvolvimento de um ambiente tecnológico de alta performance:

1. Cliente sempre em primeiro lugar

O processo de tornar o escritório de advocacia cada vez mais digital passa pelas etapas de modernizar processos, estruturar melhor seus dados e capacitar as pessoas, criando, assim, uma cultura digital. Também é importante habilitar novas tecnologias que gerem valor ou permitam uma boa prestação de serviço, tudo isso para ir ao encontro ao nosso principal foco, que sempre foi aprimorar a experiencia dos nossos clientes.

Com isso em mente, estabelecemos o plano estratégico para tornar o ambiente tecnológico ainda mais inovador, robusto e confiável, em que pudéssemos contar com um poder de processamento escalável e seguro o suficiente para armazenar informações sensíveis dos clientes e do escritório.

Como em qualquer grande projeto, há a necessidade de investirmos e termos uma boa base de equipamentos em nosso ambiente computacional, tanto na infraestrutura tecnológica corporativa quanto nas tecnologias utilizadas pelos advogados e demais profissionais do escritório. 

Os investimentos foram direcionados à disponibilização de computadores de última geração, ao desenvolvimento de sistemas estratégicos e à implementação de tecnologias de infraestrutura e telecomunicação, passando por acesso remoto e colaboração. Isso proporcionou mobilidade e agilidade nas atividades diárias com os advogados e profissionais da área administrativa. 

2. Inovação

A tecnologia por si só não é a resposta para as demandas das empresas. Um bom exemplo é o tema do momento: Inteligência Artificial (IA). Não estamos falando apenas de aplicar a IA, e sim, antes de tudo, ouvir e entender a necessidade do cliente para, então, propor o uso dessa ou de outra tecnologia, ou talvez apenas sugerir uma mudança no processo.

Um exemplo prático de como aplicar a inovação a fim de atender às necessidades foi a adoção de um modelo pouco tangível aos advogados e profissionais do escritório: a computação em nuvem (cloud computing). A migração para o novo modelo possibilitou a ampliação de nossa capacidade de processamento, mobilidade, e trouxe mais segurança aos nossos ambientes de dados. 

Um outro exemplo foi a adoção de uma solução de timesheet mobile, que conta com um sistema de inteligência capaz de sugerir apontamentos de horas trabalhadas aos advogados. Entre outras novidades, ainda desenvolvemos mais sistemas estratégicos, como verificação de conflitos de interesses, acompanhamento de prazos e ocupação das equipes.

Outro ponto de inovação de suma importância foi o investimento na área de Gestão do Conhecimento do escritório. Por meio da diretoria de Tecnologia e Conhecimento, pudemos ir além da biblioteca e do arquivo físico. Hoje, para se ter uma ideia, o nosso acervo é 100% digital, e o advogado que trabalha remoto tem acesso a, absolutamente, tudo.

Nesse sentido, os esforços estão na classificação do material, facilitando a busca pela informação e para que o advogado consiga encontrar rapidamente o documento referência para a sua operação.

Buscando sempre oferecer o melhor, há pouco tempo, também criamos, dentro da Gestão do Conhecimento, a área Inteligência Analítica, que desenvolve projetos de automação de conteúdo, análise de dados, assinatura eletrônica de documentos, entre outros.

3. Segurança da informação como vantagem competitiva

A busca pela inovação eficiente exige também o foco em segurança da informação. Já operávamos em um ambiente computacional em nuvem e trouxemos novas tecnologias de segurança, porém o sucesso dessa estratégia requeria que ampliássemos a conscientização dos nossos profissionais nesse tema. Com o apoio de uma consultoria especializada, treinamos presencialmente 97% dos profissionais do escritório em diversas questões de segurança.

É importante destacar que, no momento da contratação, nossos clientes realizam uma análise de risco do nosso ambiente computacional. Eles exigem que tenhamos os melhores controles e tecnologias de segurança, além de conscientização dos usuários internos, ou seja, esperam que nossos advogados e profissionais sejam capacitados em segurança da informação. Contar com um ambiente de segurança da informação de primeira linha, portanto, é um dos nossos grandes diferenciais competitivos.

4. Afinidade com o negócio

Com uma base tecnológica sólida e sustentável, ampliamos os objetivos do nosso plano estratégico de tecnologia e passamos a nos aproximar do negócio, conhecendo melhor a rotina dos advogados e dos profissionais do escritório.

Entendemos seus desafios, suas dores e, juntos, avaliamos como a tecnologia no Direito pode habilitar novas soluções e tornar o trabalho ainda mais eficaz. Além de ser um movimento essencial para trazer soluções que agreguem valor ao negócio e, portanto, ao cliente, é também fundamental para se construir relacionamentos mais sólidos que pavimentem futuros processos.

5. Investimento em talentos e na diversidade

Tudo isso não seria possível sem a dedicação e trabalho de grandes talentos que incorporamos à nossa equipe e fornecedores de ponta. Trouxemos pessoas com grande experiência e que querem participar dessa transformação tecnológica e digital que realizamos diariamente nesses últimos sete anos.

O potencial e o alcance das soluções tecnológicas têm se mostrado tão significativo que, hoje, temos advogados de formação trabalhando na nossa diretoria de tecnologia. Os resultados positivos da incorporação de profissionais, que podem ser chamados de híbridos (Direito e TI), ao nosso time já são tangíveis e o futuro é muito promissor.

6. Tudo para dar mais eficiência a rotina do advogado

A pergunta mais importante para mim passou a ser: “como posso garantir e melhorar ainda mais a experiência online do advogado?”. Esse alinhamento vem nos trazendo excelentes resultados.

Atualmente, tanto os advogados quanto os profissionais das áreas administrativas conseguem trabalhar de qualquer lugar remotamente com a mesma experiência que se estivessem no escritório.

Continuamos a prestar os serviços normalmente ao cliente, sempre buscando nos adaptar às circunstâncias com a melhor entrega. Um exemplo é o uso seguro e eficiente de plataformas para webinars, que atuam para a realização de reuniões online e até eventos, valorizando a manutenção do relacionamento com cliente final – um dos pontos de grande importância no meio jurídico.

Para garantir que todos tenham o máximo de proveito das tecnologias que o escritório dispõe, criamos ainda uma área de treinamento interno para capacitar os profissionais em nossas soluções de tecnologia jurídica, contemplando diversas áreas de atuação e cargos. Já sabíamos que, em um mundo cada vez mais digital, a familiarização e a aproximação com a tecnologia seriam de extrema importância a todos nós.

Existe “bala de prata” para a tecnologia jurídica?

Não há uma “bala de prata” que vá superar todos os desafios da tecnologia jurídica em um escritório de advocacia. Há que se criar uma infraestrutura apropriada, entender e se alinhar à estratégia corporativa e, claro, avaliar as novas tendências tecnológicas e incorporar aquelas que se adequam de forma eficiente às demandas e necessidades de cada negócio. Tudo isso deve ser coroado com uma boa equipe: profissional, qualificada e protagonista para tomada de decisões assertivas e eficientes.

O mais importante é olhar para a tecnologia no Direito como um caminho eficiente para o escritório proporcionar ao cliente experiências cada vez melhores. Para tanto, é fundamental manter o foco na estratégia do negócio e buscar sempre pelo retorno sobre o investimento em tecnologia, tendo a eficiência e assertividade como critérios relevantes de avaliação.

Há, ainda, que se incentivar e facilitar a integração de todas as áreas do escritório para que todos colaborem com segurança e qualidade, sem perder de vista a inovação. 

*Leonardo Brandileone é diretor de Tecnologia e Conhecimento do Mattos Filho